Il condominio e la privacy

Il trattamento dei dati - I dati sui condòmini, inquilini e sugli immobili, di qualsiasi natura, se non trattate nel giusto modo, potrebbero rivelare informazioni anche delicate. L’Amministratore del condominio deve conciliare le esigenze di trasparenza nella gestione condominiale con la riservatezza dei singoli. L’Assemblea dei condòmini può decidere di designarlo anche formalmente come “responsabile del trattamento” dei dati personali dei partecipanti al condominio (proprietari, locatari, usufruttuari, etc…), attribuendogli uno specifico ruolo in materia di privacy. Possono essere trattate soltanto le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione delle parti comuni. Si possono usare, ad esempio, i dati anagrafici e gli indirizzi dei condòmini per le convocazioni dell’assemblea o per altre comunicazioni, i dati riferiti alle quote millesimali di proprietà, eventuali ulteriori dati necessari al calcolo delle spese condominiali. Non possono essere trattati, invece, dati che non siano correlati ad attività di gestione e amministrazione delle parti comuni o che non siano strettamente collegati alle quote dovute dai partecipanti al condominio. Nel caso in cui vengano utilizzati dati riferibili a soggetti terzi rispetto ai condòmini, è opportuno informarli in particolare sugli scopi e sulle modalità del trattamento dei dati, nonché sugli altri diritti riconosciuti dal Codice della privacy. I numeri di telefono fisso, di telefono cellulare e l’indirizzo di posta elettronica possono essere utilizzati se sono già indicati in elenchi pubblici (es. le pagine bianche o le pagine gialle) oppure se l’interessato abbia fornito il proprio consenso. Il trattamento dei dati personali di natura sensibile (come quelli sullo stato di salute) o dei dati giudiziari è consentito esclusivamente nel caso in cui siano indispensabili ai fini dell’amministrazione del condominio. A titolo esemplificativo, tale uso è possibile nel caso in cui l’assemblea debba deliberare l’abbattimento delle “barriere architettoniche”, che rendono difficoltoso l’accesso a un condòmino diversamente abile, per acquisire informazioni sulle persone che presteranno servizio alle dipendenze del condòminio stesso, oppure quando si debbano trattare i dati anche sanitari di persone che abbiano subìto danni negli spazi condominiali. In questi casi devono comunque essere adottate adeguate cautele al fine di salvaguardare la dignità degli interessati. Per prevenire illecite comunicazioni e diffusioni di dati personali, l’Amministratore deve conservare la documentazione, sia cartacea che in formato elettronico (esempio i verbali, estratti conto, fatture, immagini del sistema di videosorveglianza, il registro dell’anagrafe condominiale) al riparo da intrusioni indebite, predisponendo adeguate misure di sicurezza a protezione dei dati. Particolari cautele devono essere adottate quando si trattano i dati sensibili o giudiziari.

I dati dell’Amministratore - La riforma del condominio, approvata con la legge n. 220/2012, riformando l’articolo 1129 del codice civile, prevede che l’Amministratore sia tenuto a comunicare ai condòmini, tra le varie informazioni, anche i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale, o, se si tratta di società, la denominazione e la sede legale. Le generalità, il domicilio e i recapiti, inclusi quelli telefonici, dell’amministratore (o della persona che svolge funzioni analoghe a quelle dell’amministratore) devono, tra l’altro, essere affisse all’ingresso del condominio in modo facilmente individuabile anche terzi.

La bacheca condominiale - Le bacheche condominiali sono utilizzabili soltanto per gli avvisi di carattere e non per comunicazioni che comportano l’uso dei dati personali riferibili a singoli condòmini. Per le comunicazioni individualizzate è necessario fare ricorso a modalità alternative che scongiurino il rischio che soggetti terzi vengano a conoscenza delle relative informazioni relative. È consentito, al contrario, lasciare i verbali dell’assemblea, in busta chiusa, nella cassetta delle lettere del singolo condòmino.

Il diritto sulla trasparenza gestionale - Oltre alle informazioni che lo riguardano, il singolo condòmino può conoscere le spese e gli inadempimenti degli altri condòmini, sia al momento del rendiconto annuale, sia facendone richiesta all’Amministratore. A prevalere, in questo caso, è il principio della trasparenza nella gestione condominiale: l’eventuale richiamo alla privacy per impedire la conoscenza di queste informazioni è irrilevante. L’affittuario (locatario conduttore), come qualunque “interessato” può esercitare il diritto di accesso ai propri dati personali e gli altri diritti garantiti dal Codice della privacy; non può però chiedere l’accesso ai dati sulla gestione del condominio. Il diritto alla trasparenza, però, non significa che si possano divulgare informazioni sulle spese o sulle morosità al di fuori dell’ambito condominiale. È quindi assolutamente vietato esporre avvisi di mora o sollecitazioni di pagamento in spazi condominiali accessibili a terzi (ad esempio all’ingresso del palazzo). L’unica eccezione prevista dalla suddetta riforma legislativa, è l’obbligo per l’Amministratore di comunicare ai creditori non ancora soddisfatti, che ne facciano richiesta formale, i dati dei condòmini morosi.

Il condominio digitale - L’Assemblea dei condòmini può chiedere all’Amministratore l’attivazione di un sito internet condominiale. L’Amministratore dovrà rendere accessibili con modalità di accesso online, tramite il web, solo i documenti adottati dall’apposita delibera assembleare. Pertanto, solo le persone che ne hanno diritto possono consultare ed estrarre copia dei documenti condominiali; quindi devono essere previste delle procedure, ad esempio l’autenticazione tramite password individuale, che consentano l’accesso sicuro a tali documenti digitali.

La videosorveglianza - Quando l’installazione di sistemi di videosorveglianza viene effettuata da persone fisiche per fini esclusivamente personali, e le immagini non vengono né comunicate sistematicamente a terzi, né diffuse (esempio attraverso web cam), non si applicano le norme previste dal Codice della privacy. In questo specifico caso, ad esempio, non è necessario segnalare l’eventuale presenza del sistema di videosorveglianza con un apposito cartello. Rimangono comunque valide le disposizioni in tema di responsabilità civile e di sicurezza dei dati. È comunque necessario, per non rischiare di incorrere nel reato di interferenze illecite nella vita privata, che il sistema di videosorveglianza sia installato in maniera tale che l’obiettivo della telecamera posta di fronte alla porta dell’immobile riprenda esclusivamente lo spazio privato e non tutto il pianerottolo o la strada, ovvero il proprio posto auto e non tutto il garage. Nel caso in cui il sistema di videosorveglianza sia installato dal condominio per controllare le aree comuni, devono essere adottate in particolare tutte le misure e le precauzioni previste dal Codice della privacy e dal provvedimento generale del Garante in tema di videosorveglianza . Tra gli obblighi che valgono anche in ambito condominiale vi è quello di segnalare le telecamere con appositi cartelli, eventualmente avvalendosi del modello predisposto dal Garante. Le registrazioni possono essere conservate per un periodo limitato tendenzialmente non superiore alle 24-48 ore, anche in relazione a specifiche esigenze come alla chiusura di esercizi commerciali e uffici che hanno sede nel condominio. Per tempi di conservazione superiori ai sette giorni è comunque necessario presentare una verifica preliminare al Garante. Le telecamere devono riprendere solo le aree comuni da controllare (accessi, garage, etc.), possibilmente evitando la ripresa di luoghi circostanti e di particolari che non risultino rilevanti (strade, edifici, esercizi commerciali etc.). I dati raccolti (riprese, immagini) devono essere protetti con idonee e preventive misure di sicurezza che ne consentano l’accesso alle sole persone autorizzate (titolare, responsabile o incaricato del trattamento). La suddetta legge di riforma prevede che l’Assemblea possa deliberare l’installazione di un sistema di videosorveglianza sulle parti comuni solo con un numero di voti che rappresenti la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore (millesimi) dell’edificio. I moderni videocitofoni, così come altre apparecchiature che rilevano immagini o suoni, anche tramite registrazione, possono talvolta essere equiparati ai sistemi di videosorveglianza. In questo caso valgono le stesse regole previste dal Codice della privacy e dal provvedimento generale del Garante in tema di videosorveglianza. Tali disposizioni non si applicano quando il sistema è installato da persone fisiche per fini esclusivamente personali e le immagini non sono destinate alla comunicazione sistematica o alla diffusione (ad esempio su Internet). Per le stesse ragioni, se il videocitofono è installato da un singolo o da una famiglia per finalità esclusivamente personali, la presenza dell’apparecchio di ripresa non deve essere segnalata con un apposito cartello.

La partecipazione in Assemblea – Nell’Assemblea condominiale, in determinati casi, possono partecipare anche soggetti diversi dai condòmini. Si pensi, ad esempio, a tecnici o consulenti chiamati a relazionare su specifici lavori da svolgere ovvero alle ipotesi, normativamente previste, di presenza degli inquilini in relazione alla discussione di particolari questioni (ad esempio le spese del riscaldamento). Tali soggetti, però, qualora l’assemblea condominiale ne ritenga necessaria la presenza, possono rimanere solo per il tempo necessario a trattare lo specifico punto all’ordine del giorno per il quale è richiesta la consulenza.

Videoregistrazione dell’Assemblea - L’assemblea condominiale può essere videoregistrata, ma solo con il consenso informato di tutti i partecipanti. La documentazione, su qualsiasi supporto, deve essere conservata al riparo da accessi indebiti.